Comment commencer… - How to begin…
Ce post est le premier d’une série d’articles destinés à aider les responsables de club à initialiser leur espace membres.
Tout d’abord, il faut s’inscrire. La marche à suivre est simple : il faut sélectionner l’option d’inscription, donner un pseudo, un mot de passe et une adresse email valide. Après avoir validé l’inscription, vous pouvez entrer dans l’espace membre. C’est ici que les choses se compliquent un peu.
La première chose à faire est de renseigner votre profil et celui du club. Les informations concernant votre profil vous serviront par la suite à utiliser les services de top10is.com comme n’importe quel autre membre. Vous remarquerez que top10is.com vous affecte automatiquement la fonction d’administrateur, ce qui vous permet d’utiliser toutes les fonctionnalités du site. Vous pourrez par la suite donner le titre d’administrateur à d’autres collaborateurs.
La seconde étape est de compléter les données concernant le club. Le profil du club est très important car il regroupe les caractéristiques de vos équipement ainsi que votre organisation : nombre de courts, plages horaires, durée d’une réservation etc. Il faut donc les compléter avec beaucoup de précision. La partie concernant les plages horaires est indispensable. Les horaires utilisés par défaut sont de 08h00 à 22h00 tous les jours de la semaine. Si vous avez des horaires différents, il faut supprimer l’horaire par défaut et construire vos propres horaires.
Par exemple, si le club est fermé entre midi et deux, il faudra créer deux lignes d’horaires. La première ligne avec les horaires de 08h00 à 12h00 et la deuxième ligne de 14h00 à 22h00. Vous pouvez vous entrainer à créer et supprimer des lignes autant de fois que vous le voulez, le système est très souple et n’interdit aucune modification. Vous pourrez toujours voir dans les options de réservation ce que donne le résultat.
La troisième étape consiste à créer les fiches de chaque adhérent. Cette étape est fastidieuse mais elle est indispensable pour que tous les membres puissent accéder aux services de leur club. Top10is a réduit au maximum les informations à saisir pour que le responsable de club puisse lancer rapidement le service. Chaque membre pourra par la suite compléter son profil pour une utilisation optimale du site. La page de saisie des fiches membres ressemble à celle de l’inscription, excepté le choix du niveau de l’utilisateur. Pour chaque membre vous avez trois possibilités :
- Le niveau administrateur qui vous donne tous les droits. Vous pouvez ainsi désigner un collaborateur qui aura les mêmes droits que vous sur le site.
- Le niveau superviseur qui permet à certains de vos collaborateurs de saisir les réservations par téléphone ou directement au club, pour les personnes ne disposant pas de terminal internet. Ce niveau donne aussi le droit de mettre à jour les informations du club. La gestion des équipes et des résultats est également disponible avec le niveau superviseur. En revanche, la gestion des fiches membres ainsi que le profil du club ne sont pas accessibles.
- Le niveau membre (sélectionné par défaut) ne donne accès qu’a la réservation des courts, à la visualisation des informations du club et des résultats des équipes ainsi qu’à la messagerie.
Voilà. Vous êtes prets à informer vos adhérents qu’un espace membre leur est alloué, avec un pseudo et un mot de passe. A noter qu’ils pourront changer leur mot de passe par la suite. (fortement conseillé).
Vous pouvez dès à présent gérer vos réservations avec top10s.com.
Le prochain article sera consacré à la fonction réservation.
This post is the first of a series of news intended to help the persons looking after the club to initialize their space members.
First of all, it is necessary to be registered. The procedure is simple: one needs to sélect the option of inscription, to give nickname, a password and a valid email address. After having validated the inscription, you can enter in space member. It is at this point that the things become a little more complicated.
The first thing to be made is to complete your profile and the club figures. Information concerning your profile will be used to you thereafter to use the services of top10is.com like any other member. You will notice that top10is.com affects the function of administrator automatically to you, which enables you to use all the functionalities of the site. You will be able afterwards, to give the title of administrator to other collaborators.
The second stage is to complete the data concerning the club. The club information is very important because it gathers the characteristics of your facilities and your organization : number of courts, opening hours, duration of a reservation…. They thus should be completed with much precision. The part concerning opening hours is essential. The schedules used by defect are from 08am to 10pm every days. If you have different schedules, it is necessary to remove the schedule by defect and to build your own schedules.
For example, if the club is closed between midday and two, it will be necessary to create two lines of schedules. The first line with the schedules from 08am to 12am and the second line from 14pm to 10pm. You can entrainer be created and to remove lines time as many as want it to you, the system is very flexible and does not prohibit any modification. Anyway, you will be able to see the results in the booking options.
The third stage consists in creating the data of each member. This stage is tiresome but it is essential so that all the members can reach the services of their club. Top10is reduced to the maximum information to be written so that the person looking after the club can launch the service quickly. Thereafter, each member will be able to complete his profile for an optimal use of the site. The page concerning of the members data looks like the inscription one, except for the choice of the user’s level. For each member you have three possibilities:
- Administrator level which gives you all the rights. You can thus choose a collaborator who will have the same rights as you on the site.
- Supervisor level which allows some of your collaborators to make the reservations by telephone or directly at the club, for the people not having terminal Internet. This level gives also the right to update news of the club. The management of the teams and the results is also available with the supervisory level. On the other hand, the management of the members data as well as the club information are not accessible.
- The member level (selected by defect) only give access to the reservation of the courts, the visualization of information of the club, the results of the teams and the mail.
Here we go. You are ready to inform your members that a member zone is allocated to them, with their nickname and a password. It should be noted that they will be able to change their password afterwards (strongly advised). You can as of now manage your reservations with top10s.com.
The next article will be devoted to the reservation fonction.